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por Ignacio Vargas
Gracias a ella conocemos nuestra historia, la de los pueblos, la del mundo entero. Cuando pensamos en archivísticas solemos imaginarnos personas organizando papeles y archivándolos, pero la palabra va más allá de una simple definición.
El ser humano siempre ha tenido la necesidad de expresar sus pensamientos y para ello se vale de diferentes herramientas, recordemos el arte rupestre, cuando las personas usaban las paredes de las cavernas para comunicarse o dibujar lo que piensan o recuerdan, a eso en archivística les llamamos documento ¿Qué es un documento? Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos. En pocas palabras unos documentos es todo pensamiento expresado, llamase: una canción, un video, una fotografía, una carta, un correo, una invitación, una conversación, entre otros. Pero para ser recordado en la historia deben de pasar por tres dimensiones o fases:
Fase activa: Se refiere al período activo de un documento. Comienza en el momento de su creación y pasa por diferentes etapas en las cuales es consultado, transferido y compartido de manera frecuente.
Fase semiactiva: Es aquel período en que el documento ha perdido la utilidad para la cual fue creado. Por lo tanto, no tiene un uso tan activo como en la edad administrativa. Sin embargo, se conserva y puede ser consultado de manera poco frecuente.
Fase inactiva o histórica: Se refiere al período final de los archivos. Sin embargo, no todos los archivos tienen el mismo destino. Dependiendo de su naturaleza, pueden ser convertidos en históricos o ser destruidos.
Los archivos históricos son aquellos que tienen un valor cultural o de investigación. Por lo tanto, durante esta etapa se les procuran métodos de preservación que los conserven de la manera más íntegra que sea posible.
Los archivistas son los que salvaguardan el acervo documental de una empresa, institución o persona, cumpliendo fielmente los parámetros archivísticos.
Ignacio Vargas. Dan/Sfd